Elementos complementarios de la correspondencia.

Sobres comerciales:

Es una cubierta de papel u otro material para introducir cartas, tarjetas u otros documentos que se envían por correo. El sobre está diseñado para proteger la carta del deterioro y facilitar su trasporte. Por lo general, la parte frontal es lisa quedando la solapa siempre por detrás.

Tipos de sobres:

Según su forma:

1. Semi-cuadrados: Son los que tienen las dimensiones casi iguales por todos los lados, permite guardar cartas dobladas en cuatro partes iguales. 
2. Rectangulares: Son los sobres que tienen la base las larga que su altura. Permite guardar cartas dobladas en tres partes iguales.

Según su diseño:

1. Con ventanilla: Son los que llevan una abertura o ventanilla cubierta con papel transparente, que permite ver los datos del destinatario en la carta. 
2. Sin ventanilla: Son los sobres comunes donde se puede escribir los del destinatario.

Según su tamaño:

1. Corriente: Sus dimensiones son 16 cm x 9.5 cm.
2. Comercial: Sus dimensiones son 16 cm x 12 cm. 
3. Comercial: Sus dimensiones son 23.5 cm x 12 cm.

Según su transporte:

1. Ordinarios o comunes: Son los que se transportan por vía terrestre, marítima o fluvial. 
2. Aéreos: Son los que se transportan por vía aérea.

Memorando. Definición y partes.

Memorando:

El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorándum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocido como un "memo".

El memorando es una manera muy útil de comunicarse dentro de una institución para lograr transmitirse de manera breve los asuntos importantes que conciernen a dicha institución. 

Debido a que es un documento de carácter interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información entre los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la jerarquía. 

Se considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información, por lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado sustituir otros documentos como las notas.

Partes del memorando: 

• Nombre del documento: Es donde se coloca la palabra memorando de manera centrada en página y en mayúscula. 
• Referencia: Es el numero del memorando; esta numeración debe ser consecutiva. 
• Fecha: Se escribe la ciudad y la fecha del envío del mismo.
• Encabezamiento: Este está compuesto por los nombres del destinatario y el remitente, utilizando preposiciones como PARA y DE, respectivamente. 
• Asunto: Aquí se escribe un texto no máximo de cuatro palabras y se refiere al contenido del memorando. 
• Texto: En esta parte se redacta el tema o propósito del documento. 
• Despedida: Esta parte es opcional; algunas personas la usan para colocar una frase de cortesía, por ejemplo Atentamente. 
• Remitente: Parte del documento que lleva los datos de quien envía el memorando. 
• Iniciales: Se colocan las iniciales del remitente (mayúscula) y del transcriptor (minúscula); dichas iniciales deben se separadas por /. (MM/el).

Carta Comercial. Estructura y normas de puntuación.

Estructura de la carta comercial:

1. Encabezamiento: 

• Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad, que va impreso en la parte superior del papel y del sobre que se emplean para la correspondencia.
• Lugar y fecha: Indican la localidad donde se escribe la carta, así como el día, mes y año.
• Destinatario: Se refiere a los datos de identificación de quien recibe la carta.
• Asunto o referencia
• Saludo: Es una frase corta con mensaje de cortesía, que se incluye antes de escribir el texto de la carta. Varía de acuerdo con el tratamiento que se le da al destinatario y la relación que existe entre este y el remitente.

2.Cuerpo:

• Texto: Es el cuerpo de la carta, es decir, el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo de la carta.
• Despedida: Son expresiones de afecto con las que se da por conclusión la exposición del mensaje.
• Ante firma: Se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra, ya sea una entidad jurídica o persona natural.
• Firma: Contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

3.Iniciales Identificadoras, anexo:

• Iniciales identificadoras: Se refieren a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.
• Anexo: Si a una carta lo acompañan uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

Normas de puntuación de la carta: 

Además de los estilos de presentación, también existen varias normas de puntuación que complementan el atractivo de una carta:

• Abierta: no lleva signos de puntuación en ninguna de sus partes componentes.
• Cerrada: Lleva signos de puntuación en cada una de sus partes componentes:
  Se escribe un punto al final de la línea de la fecha.
  Se usa coma después de cada línea del destinatario, excepto la última que termina con un punto.
  Se usan dos puntos después del saludo.
  Se usa coma después de la despedida.
  Se usa coma después de cada línea del bloque de la firma, excepto la ultima que se termina con un punto.
  
  
• Mixta o corriente: Combina los dos estilos anteriores. Se distingue por lo siguiente:
   Se usan dos puntos después del saludo.
   Se usa coma después de la despedida.

Carta Comercial. Estilos de presentación.

Estilo de presentación:

Es la manera de escribir el mensaje, es decir, la forma de expresar los pensamientos. Existen diversos estilos para expresar por escrito las ideas, está el estilo literario, el científico, el comercial, el social, el familiar entre otros. El estilo en su aplicación a la escritura de la carta comercial, abarca el formato, la gramática y el empleo de palabras. Las cartas deben escribirse de la manera más atractiva, para esto se cuenta con cuatro estilos o formas diferentes de presentación:

• Bloque extremo: Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
  

• Bloque: Este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de la despedida y la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro hacia la derecha del papel.

• Semibloque: Es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios en cada párrafo del cuerpo de la carta. 

• Sangrado: Es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales de identificación y la firma.

La correspondencia. Definición y clasificación

La correspondencia:

Es un conjunto de comunicaciones que tiene la finalidad de intercambiar cualquier tipo de información entre dos personas. Según Medina (2006) expresa que son un “Conjunto de materiales impresos que se refieren a problemas personales o mercantiles, destinados a establecer una relación determinada entre distintas personas o empresas, interesadas en el intercambio de ideas”.

Clasificación de la correspondencia:

La correspondencia tiene diversas formas, con características especiales que las distinguen según la fuente de emisión, la intención de sus contenidos, estilos de mecanografiado y tramitación de su envío o despacho.

• Por su destino:
  

1. Publicas: su finalidad: información general a través de los medios de comunicación social (prensa, volantes, carteles, radio, TV, pancartas).
2. Privadas: tratan información de interés particular y son de carácter particular, comercial y oficial.

• Por su contenido:
  

1. De primera clase: Su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, entre otros.
2. De segunda clase: Correspondencia relacionada con paquetes, bultos, muestras, valijas, entre otros.

• Por su transmisión:

1. Postal: Cuando se envía a través del servicio de correo. Puede ser ordinaria o certificada.
2. Telegráfica: Cuando se envía a través del servicio telegráfico. Pueden ser: telegramas, radiogramas y cablegramas.

• Por su extensión:
• 

1. Cortas: Cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
2. Medianas: Cuando su contenido comprende más de 100 hasta 200 palabras.
3. Largas: De 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Más de 300 palabras son cartas de varios pliegos.

• Por su forma:
  

Se refiere a toda la correspondencia, la diferencia consiste en su redacción y presentación, (cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, memorandos, avisos, entre otros).